Comparatif applications gestion de projets: Trello – Asana

Si vous travaillez en équipe sur des projets de type web il est fort à parier que vous utilisez une application SaaS de gestion de projets. Il en existe pléthore, mais aujourd’hui nous allons faire le tour ensemble de deux applications plutôt récentes et très réussies: Trello et Asana.

Trello est un outil de gestion de projet collaboratif porté par Fog Creek Software qui est une sorte d’incubateur (très reconnu) réservé aux développeurs. Devant le manque d’outils répondant à leurs besoins, les membres de Fog Creek ont décidé de créer Trello. L’outil collaboratif a donc un très fort ADN “projets web/startup”.

Asana est quant à lui un outil lancé par Dustin Moskowitz qui est l’un des co-fondateurs de Facebook avec Mark Zuckerberg. L’objectif d’Asana est également de proposer un outil de gestion de projet collaboratif avec une volonté large d’être utile au delà du monde des développeurs/projets techniques.

Les approches

Les deux outils sont basés sur la même philosophie générale de la gestion de projets: vous créez des espaces de travail et au sein de ces espace vous créez toutes les tâches qui doivent être réalisées. Bien entendu ces outils étant collaboratifs chaque tâche peut être assignée à un membre de l’équipe et tous peuvent venir donner leur avis via des commentaires.

Ex: Vous avez un projet événementiel, vous devez organiser un événement marketing pour promouvoir votre entreprise. Vous créez donc un espace “évènement marketing”, invitez votre équipe à participer et décomposez le projet en tâches concrètes à effectuer: “Plan communication”, “réservation de l’espace”, “support marketing promotionnels”, “gestion du buffet” etc…

Asana et Trello fonctionnent sur cette même philosophie mais leurs approches diffèrent clairement l’une de l’autre.

L’approche de Trello est de proposer une expérience utilisateur qui se rapproche de celle des “pinboards”, ces tableaux ou chacun vient poster des “postit”.

Les trois unités de base pour la gestion de vos projets sont:

• les boards: une board correspond à un projet global, un board regroupe toutes les tâches à réaliser
• les listes: chaque liste correspond à l’un des aspects du projet à réaliser (ex pour notre projet événementiel, l’aspect “support marketing promotionnel”)
• les cards: sont les tâches concrètes à effectuer pour chaque liste (ex pour notre liste “support marketing promotionnel” les tâches à faire peuvent être: “choix couleurs logo”, “contacter imprimeur”, “créer design des kakemonos” etc…)

Un des conseils de Trello est d’organiser vos projets non pas par catégories de taches mais par processus. Par exemple vous pouvez créer les listes “A discuter”, “En attente de validation”, “en cours de réalisation” et “finies” et vous déplacez ensuite toutes vos tâches d’une étape à une autre suivant leur avancée. L’avantage est d’avoir d’un coup d’oeil toutes les tâches et où elles se trouvent dans le processus, très pratique pour bien gérer vos flux.

Si l’approche de Trello est celle du tableau à “post it”, l’approche d’Asana est complètement différente et se base sur une gestion plus classique des tâches sous forme de listes (style to do list).

Les trois unités de base pour la gestion de vos projets sont:

• les Workspaces: vos espaces globaux via lesquels vous organisez vos différents projets
• les projects: qui sont les projets à proprement parler
• les tasks: qui sont les tâches à effectuer, chaque tâche pouvant appartenir à un projet

L’interface d’Asana est décomposée en trois parties disposées côte à côte: à gauche la liste des workspaces, au centre les projets et tâches et à droite le détail de chaque tâche.

L’interface d’asana est beaucoup plus classique que celle de Trello et se base davantage sur les to-do lists classiques, mais il faut avouer que le découpage en trois panneaux est plutôt efficace.

La gestion des tâches

Les deux applications différent donc dans  l’approche et dans leurs interfaces, qu’en est il de la gestion individuelle des tâches?

Pour chaque tâche qu’il s’agisse de Trello ou d’Asana vous pouvez:

• créez rapidement des taches avec leur intitulé
• y ajouter des notes (une description plus poussée)
• assigner des membres spécifiques chargés de sa réalisation
• fixer des contraintes de temps (date)
• ajouter des tags et labels
• y attacher des fichiers
• s’abonner aux notifications spécifiques de cette tâche
• commenter avec tous les membres de l’équipe

Les possibilités offertes par les deux applications sont très proches, Trello propose deux fonctionnalités supplémentaires avec la possibilité pour les membres de voter pour une tâche et l’autre d’ajouter des checklists.

Asana offre un petit focus supplémentaire sur les contraintes de temps, fixer une date pour sa tâche est légèrement plus rapide et plus mis en avant que sur Trello.

Une différence plus nette se ressent en revanche sur la gestion des tâches au niveau des projets en eux-même.

Une des forces de Trello est de proposer une fonctionnalité de labels fort efficace basée sur les couleurs. Il est possible d’assigner des labels à chaque tâche, chaque label étant représenté par une couleur on repère rapidement la répartition des tâches d’un point de vue graphique.

Le système de filtrage des tâches par label est également un des points forts de Trello. On filtre très rapidement les tâches par labels et par combinaison de labels.

Chez Asana ce système de couleurs n’est pas présent, les labels Trello correspondent aux tags chez Asana. Pour chaque tâche vous pouvez assigner plusieurs tags et effectuer ensuite le filtrage par tag. Si dans l’esprit le fonctionnement est le même, dans la réalisation Trello reste devant. Le système de tags d’Asana reste tout de même d’excellente qualité.

Les notifications

Qui dit collaboration dit nécessité d’être notifié. Les deux applications proposent leurs propres fonctionnalités de notification.

Commençons par celle qu’ils partagent, les notifications par emails. Dans les deux cas vous pouvez souscrire individuellement à chaque tâche pour être prévenu par emails des changements qui ont eu lieu. Ces emails peuvent être immédiats ou sous forme de résumés quotidien. De ce point de vue les deux applications se valent, même si on pourrait donner un léger avantage à Asana et sa possibilité de répondre aux commentaires d’une tâche en répondant directement à l’email de notification, option absente chez Trello.

Sur les flux de notifications au sein de l’application en revanche Trello propose une gestion bien meilleure pour l’instant.

Lorsque vous vous connectez sur votre interface Trello vous remarquez immédiatement en haut à droite la pastille rouge indiquant le nombre de nouvelles notifications depuis votre dernier passage et surtout la liste de ceux-ci.  Se tenir au courant au niveau global des dernières actions de ses partenaires est bien plus facile sur Trello, un gros point pour le travail en équipe. Ce flux n’existe tout simplement pas sur Asana.

Applications mobiles

Du point de vue mobile encore avantage à Trello qui offre une application native sur iPhone vraiment bien faîte. Via cette application vous pouvez pratiquement tout faire: commenter, rester au courant, consulter les tâches etc…

Asana  propose une application native mais clairement l’interface est est moins pratique sur mobile et moins réactive.

Conclusion

Nous avons testé en interne les deux applications et clairement pour le travail en équipe Trello me semble plus aboutie et mature à l’heure actuel (et c’est celle que nous avons choisie). Asana souffre de quelques manques importants comme du feed de notifications (le plus gros manque selon moi) et d’une belle version mobile.

Néanmoins d’un point de vue personnel je continue d’utiliser Asana. Je trouve l’application beaucoup plus simple et efficace au niveau de l’interface. Son ergonomie est pour moi supérieure à celle de l’interface de Trello, les actions nécessitent souvent moins de clicks, sont plus à porté de main et le look and feel me convient davantage. Un des inconvénients de l’interface de Trello vient d’ailleurs de son système de cards qui fait que l’espace est rapidement envahit et si vous travaillez sur écran de portable la lisibilité est vraiment difficile.

En conclusion pour du bon travail en équipe Trello reste devant, mais Asana est en développement continuel et les nouvelles fonctionnalités à venir pourront peut être lui permettre de combler son retard.

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Clément Vouillon

co-fondateur at WeLoveSaaS

Intéressé dés 2008 par le modèle SaaS, Clément a co-fondé cette année là edoboard.com une plateforme d’apprentissage disponible 100% en ligne. Après ce premier pied dans le monde du SaaS B2B il est à l’origine de l’aventure WeLoveSaaS avec Guilhem Bertholet.

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